3.u Comment faire une demande pour un groupe scolaire, scout ou autre groupe organisé ?

Procédure simple et étapes pour préparer un projet en groupe.

Globalong accompagne régulièrement des groupes scolaires, groupes scouts, associations de jeunes, comités d’entreprise ou tout autre groupe organisé.

Chaque demande est étudiée avec soin pour garantir un accueil adapté, réaliste et sécurisé.

Cet article présente les étapes essentielles pour soumettre une demande et comprendre comment les projets de groupe sont préparés.

1. Qui peut faire une demande de projet de groupe ?

Les projets de groupe sont possibles pour :

lycées et collèges,
écoles supérieures, IUT, universités,
groupes scouts, guides, mouvements de jeunesse,
associations étudiantes,
groupes d’adultes ou comités d’entreprise,
centres sociaux / structures jeunesse.

📌 Les missions proposées sont toujours encadrées, adaptées à l’âge et réalisables selon les règles locales.

2. Quelles informations sont nécessaires pour commencer ?

Pour étudier un projet de groupe, l’équipe a besoin d’un premier aperçu comprenant :

le nombre de participants (fourchette possible),
les âges,
les dates souhaitées ou période envisagée,
le type de projet recherché (éducation, environnement, communauté, construction légère, etc.),
la durée du séjour,
la présence ou non d’accompagnateurs,
les objectifs du groupe (pédagogiques, solidaires, interculturels…),
les contraintes spécifiques éventuelles (santé, logistique, budget…).

💡 Ces informations peuvent être envoyées directement via le formulaire de contact Globalong ou par e-mail.

3. Comment se déroule l’étude de votre demande ?

Après réception des informations :

Analyse interne

L’équipe vérifie la faisabilité selon :

la destination,
le nombre de participants,
la saison,
les capacités d’accueil locales,
la nature du projet souhaité.

Échange avec le partenaire local

Le coordinateur sur place confirme :

les missions possibles pour un groupe,
la logistique (hébergement, repas, transport),
l’encadrement disponible.

Retour vers le responsable du groupe

Vous recevez :

une proposition adaptée,
les conditions générales,
les étapes à venir.

📌 Chaque destination a des capacités d’accueil différentes.

Certains projets ne peuvent pas accueillir de très grands groupes ou nécessitent plusieurs hébergements.

4. Comment se déroule la préparation ?

Une fois la proposition validée par le groupe, plusieurs étapes suivent :

création d’un planning personnalisé,
confirmation des missions locales,
réservation de l’hébergement,
mise en place du suivi,
préparation logistique,
formations pré-départ (interculturalité, sécurité, consignes locales),
documentation pour les accompagnateurs.

5. Encadrement sur place : comment ça fonctionne ?

Les groupes bénéficient de :

la présence d’un coordinateur local,
un briefing d’arrivée,
un encadrement adapté au nombre de participants,
un accompagnement quotidien selon l’organisation locale.

📌 Les accompagnateurs du groupe conservent aussi un rôle essentiel dans la gestion quotidienne.

6. Aspects administratifs et paiements

Une fois le projet confirmé :

les modalités administratives et financières sont définies,
un acompte global peut être demandé (selon la destination),
les documents nécessaires sont envoyés au responsable du groupe,
chaque membre du groupe a son propre espace membre sur notre site pour garantir la confidentialité individuelle au niveau des documents (passeport, CNI...) et des questionnaires médicaux.

💡 Les conditions exactes varient selon la destination et le type de mission.

Témoignage

« Notre groupe scout a participé à un projet éducatif au Sénégal. L’équipe locale était très disponible, et Globalong nous a accompagnés du début à la fin. Une expérience inoubliable pour les jeunes. »

— Responsable groupe, été 2023

Liens utiles

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Frais de participation — vue d’ensemble

FAQ rapide

À partir de combien de participants peut-on constituer un groupe ?

Dès 3 participants, selon les destinations.

Les projets de groupe sont-ils disponibles toute l’année ?

Cela dépend des pays et de leurs capacités d’accueil. La disponibilité est étudiée au cas par cas.

Un groupe peut-il choisir son projet exact ?

Oui, mais les missions doivent être compatibles avec les règles locales et les capacités d’encadrement.

Un groupe scout mineur peut-il partir ?

Oui, si le pays et le partenaire peuvent accueillir un groupe de mineurs avec accompagnateurs qualifiés.

Peut-on personnaliser le projet ?

Oui, dans la limite des besoins locaux et des capacités logistiques.